Reklamáló Levél
Minta Sokszor előfordul, hogy elégedetlenek vagyunk egy termék vagy
szolgáltatás minőségével, és szeretnénk panaszt tenni a cégnél. Ilyenkor
érdemes reklamáló levelet írni, hogy kifejezzük az elégedetlenségünket és
reményeink szerint megoldást találjunk a problémánkra. 1. Az első lépés az,
hogy meghatározzuk a problémát, amivel szembesültünk. Legyen konkkrét és
pontos az panasz tárgya. 2. A következő lépésben részletesen leírjuk a
problémát és azokat a tényeket, amelyek alapján reklamálunk. Ne feledkezzünk
meg arról sem, hogy említsük meg, hogy mi volt az eredeti elvárásunk és hol
csalódott a termék/szolgáltatás kapcsán. 3. A második pontban leírtak alapján
fogalmazzuk meg panaszunkat. Legyünk udvariasak és taktikusak a szavaink
választásában. 4. Javaslatot is tehetünk arra vonatkozóan, hogy szerintünk
hogyan lehetne megoldani a problémát. Legyen konstruktív a javaslatunk és
próbáljunk segíteni a cégnek abban, hogy javítsanak a hibán. 5. Ne feledkezzünk
meg arról sem, hogy pontosan megadjuk az elérhetőségeinket (telefonszám,
e-mail cím), hogy könnyen felvegyék velünk a kapcsolatot és kommunikálni
tudjanak velünk a cég képviselői. 6. Végül ne felejtsük el időpontot adni
arra vonatkozóan, hogy mikorra várjuk a választ vagy az intézkedéseket a
cégtől. Egy jól megfogalmazott reklamáló levél segíthet abban, hogy
gyorsabban megoldást találjunk problémánkra és elégedettebbek legyünk
vásárlóként. Legyünk türelmesek és segítőkészek, de ugyanakkor határozottak
is panaszunk kifejezésekor. Az ilyen típusú kommunikáció mindkét fél számára
előnyös lehet és hozzájárulhat egy jó ügyfélszolgálati kapcsolat
kialakulásához.
